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最新采购合同管理系统解决方案!

采购管理ERP 2021年07月20日 14:52 191 朗速ERP

杂乱无章的采购管理是太多组织的一种生活方式,组织内部采购方式的改变会让人更困惑。这些威胁隐藏在很大程度上是由组织所遵循的手工和纸密集型采购。有了采购管理系统,就可以有效地执行采购到付款周期,同时实施适当的采购战略。实现完全可见的支出、基于规则的自动化过程、更好的供应商关系管理和满足您的采购目标。


何谓采购管理?


很多组织没有有效的采购管理程序。这种依赖于手工的、基于纸张的流程,而非采用提供自动化数字解决方案的结果。人工购买管理计划充满了高昂的处理成本、丢失的文件、较慢的审批周期、错过打折机会以及无法控制的成本。这一混乱的结果是,供应商之间的关系因效率低下、供应商管理不善、付款延误等问题而受到影响。


采购部是管理和优化组织支出的战略手段。这包括在规定的预算内或截止日期前从首选供应商那里购买高质量的产品和服务。购买管理流程包括购买,申请,订购,加速,检查和对帐。

最新采购合同管理系统解决方案!

优势是采购合同管理系统。


听了采购管理活动所依赖的手工、纸面流程,就无法向组织提供最佳的速度、准确性或效率。实际上,在此过程中,您可能会花费更多。所以,很有必要思考一下如何将采购-付款流程数字化能给你带来实际好处。


举例来说,可以受益于采购管理系统的自动化工作流程。这样可以更加智能地执行包含采购申请、定购单和发票的流程,使得追踪工作变得更加容易,因为这些程序将自动发送给适当的审查者,并得到快速、准确的授权。此外,你可以轻松地确保你的过程合法且符合法律规定,并且可以从共享的工作空间中获益,以便与供应商有效地协作。


企业需要采购管理系统的重要原因如下:


改进开支管理。


很少例外。


减少处理成本和时间。


提高开支的可见性。


提高遵纪守法。


采购部生产力提高,以便有更多时间以最低价格与潜在供应商谈判更好的采购合同。


改善整体供应链管理。


实现采购管理系统的数字化功能。


虽然采购有很多特性,但是为了节省时间、人力和成本,需要将前5个功能自动化。

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1.采购申请。


采购申请系统向申请人提供一种指导申请的经验。在列出偏好设置或者经常购买到推荐最好的供应商时,它会在过程中嵌入购买策略,并正确地引导请求者。


因为政策是实时执行的,在购买申请中任何缺失或误导的信息都能立即被检测到,因此,购买请求中没有错误或不准确的余地。为组织提供电子数据获取、传递和批准的采购管理软件,将帮助组织保持每次请购经验的一致性。


2.订购单。


采用采购管理软件,无需手工填写采购订单或数据重新输入。定购单将自动转换成所需数量(取决于订单项数量)。因为定购软件在流程中提供了完全的透明性,所以在特定的时间点上,利益相关者可以很容易地发现订单在采购订单审批链中的位置。采购管理系统将确保定购单列明利益相关者所需的每个重要细节,以供作出决策和快速处理。


3.核准发票。


发票审批和处理是采购过程中的重要环节,借助采购自动化,可以提高采购过程的效率和准确性。在供应商提交发票的情况下,采购管理解决方案会处理纸质发票,将其数字化,并与现有的信息,如供应商名称、采购限额和合同支付进行交叉核对。如果存在差异,发票批准系统将阻止支付发票,并根据预定义规则决定如何处理。如一切顺利,采购管理系统将自动将发票转发给所需要的人工操作员审批及最后支付。


4.管理供应商。


供货商的选择和管理过程通常是人工、重复和冗长的。购买管理解决方案可以自动完成这一过程中的多个任务,比如背景检查、供应商RFQ评审以及在信息缺失时跟进。自动供应商管理系统能够加强供应商之间的协作,以更准确和及时地执行所有步骤,使其成为供应商。另外,采购管理软件可在多个阶段(处理供应商、审查和评分)开展尽职调查,所需时间只有人工的一小部分。


5.批准合同。


需要始终处理手工合同批准。合同管理通常包括在整个组织内收集和管理合同,并将合同存储在一个安全的地方。这些合同将由采购系统审查,与预定义模板进行比较,指出条款和条件的变动。采购合同管理系统可以在一段时间内对合同进行监控,以发现未执行的条款、合同的到期日期和其他如不加以注意而引起争议的问题。


购买管理系统的优点。


利用采购管理系统来处理你的采购管理活动有许多好处。但是并不是所有的电子采购解决方案都提供同样的结果。所以,在投资之前确定哪些要素需要采购管理软件处理。


完善的供应商管理功能,使您能够监控供应商在每一步的表现,并轻松加入新的供应商。


一系列可定制的工作流和模板文档,使您能够实现无纸化和自动化采购管理过程的关键部分,从而提高速度和效率。


能够分析采购业绩和确保整个采购管理符合要求的强大报告功能。


在整个采购周期中,支持您建立和执行预算控制的工具,以防止欺诈和高成本错误。


在采购管理中使用白码的好处。


通过实施它的先进自动化功能,朗速ERP采购合同管理系统可以减少处理时间,降低错误率,减少员工干预,从而降低整体成本,减少采购团队的精力,让他们能够把更多的精力用于有价值的活动。以可视的方式直接在线提交需求申请、定单、应付等信息,有助于管理者查阅分析数据,对采购管理起到监督和控制作用。


标签: 合同管理软件 采购合同管理系统 原材料采购管理系统

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