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朗速ERP采购管理l系统流程的7个阶段

ERP软件 2021年09月03日 15:17 54 朗速ERP

朗速ERP采购管理系统流程的7个阶段


纸质采购会对组织的底线产生连锁反应。在漫长的收购周期中,失去折扣和交易纠纷,劳动效率低下导致组织损失大量现金。尝试使用电子表格和电子邮件等过时的工具来加快采购流程,例如尝试用钢和燧石点燃微波炉。

为了利用提前购买和支付折扣,组织必须放弃石器时代的采购做法并采用技术解决方案。现代采购工具可以将痛苦而缓慢的采购策略转变为隔夜采购策略。

如果您的采购流程仍然基于旧工具,那么是时候进行重大技术转型了。

什么是采购?

采购是指用于简化组织采购流程并达到预期结果,同时节省成本、缩短时间,并与供应商建立人人共赢的关系的技术、结构化方法和手段。收购可以是直接的、间接的、被动的或主动的。

采购流程是怎样的?

它是从请求到采购订单和发票批准的一系列过程,对于获得产品或服务至关重要。虽然我们交替使用采购和购买,但它们彼此略有不同。

采购代表代表组织获得必要商品和服务的一般过程,而采购则描述了获得这些商品和服务所涉及的活动。组织中的获取过程因环境和运营而异。

无论其特点如何,每个采购管理流程都包含3个p,即流程(Process)、人员(People)和文书工作(Paperwork)。

1. 流程

检查、订购、购买和支付商品/服务时要遵循的规则清单。检查点/步骤随着购买的复杂性而增加。

2. 人员

这些是利益相关者及其在采购周期中的具体职责。他们负责启动或授权过程的每个阶段。所涉及的利益相关者的数量与购买的风险和价值成正比。

3. 程序

这是指采购过程中每个阶段所涉及的文书工作和文件,所有这些都被收集和存储以供参考和审核。

什么是采购流程?

要保持采购管理过程的公平、透明和高效,关键是对采购过程有一个很好的了解。尽管组织的收购过程不同,但以下流程图总结了收购过程中的重要步骤。

每个采购管理流程都涉及几个要素,包括需求确定、供应商研究、价值分析、采购请求提交、审查阶段、采购订单转换、合同管理、收到订单的监控/评估、三项比较和履行付款和记录保存。以下是采购过程的重要阶段:

第0 步:需要批准

采购过程的需求识别阶段使公司能够制定精确的计划,以合理和及时的成本采购商品和服务。

第1 步:购买请求

采购申请是内部用户/客户提交的书面或电子文件,寻求采购团队的帮助以满足现有需求。它包含购买正确的商品、服务或项目所需的关键信息。

第2 步:应用审核

只有在采购申请获得批准并核实预算可用性后,采购流程才会正式开始。在审核阶段,职能经理或部门负责人审核申请包并仔细检查所请求的商品或服务是否确实是必要的,并验证是否有必要的资金可用。

批准的采购申请成为采购订单,被拒绝的申请将连同拒绝的原因一起发送给买方。所有这些都可以通过简单的采购订单软件来处理。

第3 步:呼叫流程

一旦请求获得批准并生成采购订单,采购团队将制定个人采购计划并概述相应的招标流程。该个别招标计划的范围最终取决于要求的复杂性。

第4 步:评估和签约

招标程序正式敲定后,采购团队将与评审委员会共同审查和评估供应商的报价,以确定哪家供应商适合满足现有需求。

第五步:订单管理

供应商在规定的时间内交付承诺的商品/服务。收到商品后,买家验证订单,并通知供应商收到的商品有任何问题。

 


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